Implementare un sistema di monitoraggio dei candidati.

Step 1 — Kick-off e discovery (settimana 1)

Prima di toccare il software, allineare internamente:

• Stakeholder mapping: chi userà il sistema? Recruiter (primary user), hiring manager (secondary), HR director (admin), IT (integrazioni)
• Process mapping attuale: come si gestisce oggi il recruiting? Dove sono i pain point?
• Goal definition: cosa vuoi ottenere con il nuovo sistema di monitoraggio dei candidati? Riduzione TTF? Compliance EU AI Act? Migliore qualità di hire?
• Success metrics: come misurerai il successo a 3, 6, 12 mesi?

Output: documento di 1 pagina con stakeholder, goal, success metrics, e timeline target.

Step 2 — Configurazione base (settimana 1-2)

Setup del sistema con dati e strutture aziendali:

• Creazione utenti (recruiter, hiring manager, admin) con permessi appropriati
• Configurazione struttura aziendale (dipartimenti, team, location)
• Configurazione workflow base (stage del processo: applicazione → screening → interview → offer → hired)
• Configurazione CCNL applicabili (per Italia: assicurarsi che i CCNL della tua azienda siano preconfigurati)
• Configurazione career page (branding, descrizione azienda, valori)
• Setup email template per comunicazioni automatiche

Per ATS moderni come tenperzent, questa fase è guidata da CSM e dura 3-5 giorni. Per vendor enterprise legacy può durare settimane.

Step 3 — Job postings e scorecard (settimana 2)

Configurare i template per ruoli ricorrenti:

• Job description template: per i tuoi top 5-10 ruoli ricorrenti, creare JD strutturate riusabili
• Decreto Trasparenza enforcement: assicurarsi che ogni JD abbia range salario obbligatorio
• Scorecard interview: per ogni ruolo, definire 4-6 competence area con scala 1-4 e criteri behaviorali
• Interview kit: 8-12 domande comportamentali per ruolo (AI può generarle se hai tenperzent)

Step 4 — Integrazioni (settimana 2-3)

Connettere il sistema all'ecosystem aziendale:

• Calendar integration: Google Calendar o Outlook per scheduling interview
• Video tool: Zoom, Google Meet, MS Teams per video interview
• Job board: LinkedIn Recruiter, Indeed, Glassdoor + board italiani (InfoJobs, Subito Lavoro)
• HRMS: integrazione con Personio, Factorial, BambooHR, Zucchetti, Inaz per handoff candidato-to-employee
• Slack / Microsoft Teams: notifiche team su nuovi candidati, decisioni, hire

tenperzent ha integrazioni native con i tool principali. Setup tipicamente 4-12 ore tecnico per integrazione.

Step 5 — Migrazione dati (settimana 3)

Se hai un sistema precedente, migrare i dati:

• Export da sistema precedente (CSV o API)
• Mapping field source → destination
• Test import su dataset campione
• Full import + validazione
• Verifica integrità dati (counts, sample candidates)

Cosa migrare:

• Candidati attivi (in pipeline corrente): mandatory
• Candidati passati 12-24 mesi (talent pool): raccomandato
• Job posting attivi: mandatory
• Scorecard storici: opzionale
• Storia comunicazioni: opzionale (può essere troppo pesante)

Step 6 — Training team (settimana 3-4)

Il software è solo buono quanto le persone che lo usano. Training necessario:

Recruiter (primary users)

• Sessione 1 (90 min): workflow base — creare rec, aggiungere candidati, scheduling, scorecard
• Sessione 2 (60 min): sourcing tools, AI screening, talent pool
• Sessione 3 (45 min): reporting, analytics, best practice

Hiring manager (secondary users)

• Sessione 1 (60 min): cosa devono fare nel sistema — review candidati, scorecard, decisione

Admin / HR Director

• Sessione admin (90 min): user management, permissions, configurations, compliance audit

Tutti i materiali in italiano + knowledge base sempre accessibile.

Step 7 — Dry-run e parallel (settimana 4-5)

Prima del go-live full:

• Dry-run su 2-3 rec pilota: usare il nuovo sistema per 2-3 ruoli aperti dall'inizio alla fine
• Parallel run con sistema precedente (se ne hai uno): 2 settimane in cui entrambi i sistemi sono attivi, con il nuovo come primary
• Daily standup team recruiting: cosa va, cosa non va, cosa serve aggiustare
• Issue tracking: lista problemi e priorità

Output: lista issue da risolvere, configurazioni da aggiustare, training gaps da colmare.

Step 8 — Go-live full e governance (settimana 5+)

Cutover al nuovo sistema:

• Annuncio interno (comunicazione team HR + leadership)
• Spegnimento sistema precedente (dopo backup completo)
• Tutti i nuovi processi nel nuovo sistema
• Weekly review meeting per primo mese: cosa funziona, cosa migliorare
• Monthly review per primi 6 mesi
• Quarterly QBR con vendor per roadmap e ottimizzazione

Setup governance ongoing:

• Definire AI Compliance Officer (per EU AI Act): persona designata per oversight
• Monthly compliance review: audit log, bias metrics, decisioni AI
• Quarterly user feedback: NPS interno, feature requests
• Annual training refresh per recruiter