Intake meeting framework: agenda 45 minuti, 30 domande chiave, output (scorecard, sourcing plan, timeline). Allinea recruiter e hiring manager dal giorno 1. Riduce TTF -25%.
In questa guida
Quando fare l'intake
L'intake va fatto:
- Subito: appena la rec è approvata, prima del primo CV.
- Sempre: anche per "ruoli che abbiamo già aperto altre volte" — il mercato cambia, la team cambia, il livello salariale cambia.
- 1:1 con hiring manager: non con tutto il panel. Recruiter + HM only. Massimo 1 altro decision-maker se serve.
Durata: 45 minuti. Meno = superficiale. Più = dispersivo.
L'agenda dei 45 minuti
| Minuti | Sezione | Output |
|---|---|---|
| 0-5 | Setup + obiettivi del meeting | HM allineato sul processo |
| 5-15 | Il ruolo: cosa fa, perché esiste | Contesto di business, problema da risolvere |
| 15-25 | Profilo target: must-have, nice-to-have, deal-breaker | Lista competenze prioritizzate |
| 25-30 | Team, manager, cultura locale | EVP da raccontare ai candidati |
| 30-35 | Comp band, equity, signing, benefit | Target offering |
| 35-40 | Processo: stages, interviewer, timeline | Schema di valutazione |
| 40-45 | Aspettative reciproche + next steps | SLA recruiter ↔ HM, prossimi check |
Le 30 domande chiave
Contesto (5 domande)
- Perché questa apertura: nuova posizione, replacement, espansione?
- Quale problema di business risolve l'hire?
- Se non riempiamo questa rec, cosa succede?
- Quanto è urgente: nice-to-have, normale, mission-critical?
- Chi è il "buyer" interno (chi più beneficia)?
Profilo (10 domande)
- 3 must-have prioritizzati: cosa rende un candidato accettabile?
- 3 nice-to-have: cosa rende un candidato eccellente?
- 3 deal-breaker: cosa fa sì che NON guardi proprio un candidato?
- Anni di esperienza minimi e massimi (over-experienced è un rischio)?
- Settori di provenienza preferiti / accettabili / esclusi?
- Dimensione azienda attuale: scale-up only, anche enterprise OK?
- Background formativo: laurea richiesta? Quali?
- Lingue: italiano nativo? Inglese fluente? Altre?
- Mobilità geografica: remote, hybrid, on-site Milano?
- "Profili campione": chi conosciamo che sarebbe perfetto? (anche se non si trasferirebbe)
Team & cultura (5 domande)
- Composizione del team attuale (skill, anzianità, dimensione)?
- Cultura del team: pace, autonomia, micromanagement, conflict style?
- Manager (te stesso): stile di gestione, expectation sui report?
- Cosa direbbe un current team member del lavorare nel team?
- Quale ultima persona è stata hired in questo team? Come va?
Comp & offering (5 domande)
- Comp band approvata: minimo, midpoint, max RAL?
- Bonus target, periodicità (mensile, quarterly, annual)?
- Equity / phantom stock disponibile? Vesting?
- Signing bonus permesso? Range?
- Benefit unici / differenziatori (smart full, ticket, meal, salute, palestra)?
Processo (5 domande)
- Quante stage di colloquio? Chi conduce quale?
- Assessment tecnico: live coding, take-home, case study?
- Timeline desiderata: hire entro quale data?
- Chi ha veto finale: HM solo, HM + skip-level, committee?
- Come comunichiamo se due candidati sono ugualmente forti?
Gli output concreti
Dopo l'intake, il recruiter produce entro 24h:
1. Scorecard del ruolo
4-6 competence area definite con descriptor 1-4. Il template è sempre lo stesso, il contenuto specifico al ruolo.
2. Sourcing plan
- Boolean strings principali (2-3)
- Canali prioritari (LinkedIn, GitHub, referral, partnership con community)
- Target companies da cui pescare
- Outreach cadence (target: 50 outreach in prime 2 settimane)
3. Job description aggiornata
Riscrittura della JD per:
- Riflettere realmente il profilo discusso
- Rispettare Decreto Trasparenza (D.Lgs 104/2022) — pubblicare range salariale
- Avere hook differenzianti (cosa rende speciale questo ruolo)
4. Interview kit
- Lista degli intervistatori + competence area assegnata
- Sample questions per ogni round
- Reminder agli intervistatori sul scoring e timing
5. SLA reciproca
| Recruiter | 5 nuovi CV qualificati / settimana |
| HM | CV review entro 24h, scheduling colloquio entro 48h |
| Calibration | A 7-10 giorni dal kickoff |
| Weekly sync | 15 min, ogni martedì 10:00 |
5 red flag dell'intake
- HM dice "voglio il candidato perfetto, prendetevi il tempo che serve" → segnale che il ruolo non è prioritario o HM non ha urgenza. TTF lievita.
- HM elenca 15 must-have → 8+ must-have = profilo non esiste. Forzare prioritizzazione a 3.
- HM non sa il salary band → ferma tutto. Allinea con comp/finance prima di iniziare sourcing.
- HM dice "il candidato deve aver lavorato da [competitor specifico]" → bias da provenienza. Indagare il "perché" e allargare.
- HM rifiuta di partecipare al sourcing/referral → segnale che non è committed. Recruiter da solo non può fare ricerca di successo.
Domande frequenti
Posso saltare l'intake per ruoli 'standard' che abbiamo già aperto?
No. Anche se è il quinto AE che assumiamo, il mercato cambia, il team cambia, i criteri evolvono. 45 minuti di intake prevengono settimane di rilavorazioni.
E se l'HM è troppo occupato per 45 minuti?
Allora il ruolo non è prioritario. Documenta esplicitamente: 'Intake declinato dal HM, processo parte con JD attuale, qualità sourcing al ribasso'. Spesso questa documentazione cambia il comportamento.
L'HM è nuovo nel ruolo e non sa rispondere alle domande comp/team. Cosa fare?
Aggiungi un secondo decision-maker (skip-level, finance, HRBP) per quelle domande. Non procedere con sourcing finché non hai le risposte.
Posso fare intake meeting in remote?
Sì. Funziona meglio con documento condiviso live (Notion, Google Docs) dove compili i campi in tempo reale durante la chiamata.
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