RFP Software di Recruiting: Template Gratuito 2026

Come usare questo template RFP

Questo template è progettato per essere usato direttamente o adattato al contesto specifico della tua azienda. Compila la Sezione 1 (Contesto Azienda) con dati tuoi, poi invia ai vendor candidati con timeline di risposta di 4 settimane.

Vendor a cui inviarlo tipicamente: 5-10 candidati pre-selezionati. Sotto 5 = scelta non competitiva. Sopra 10 = troppo lavoro di review. Pre-selezione via discovery call breve (15-20 min) basata su fit funzionale base.

Sezione 1: Contesto azienda

Da completare dal buyer. I vendor devono conoscere questo prima di rispondere.

1. Nome azienda, settore, headquarters
2. Dipendenti totali (FTE)
3. Operazioni geografiche (paesi con dipendenti)
4. Volume hire annuale (segmentato: operatori, professional, senior, executive)
5. ATS attuale in uso (se esiste) + timeline di migrazione
6. HRMS / HCM da integrare
7. Dimensione team recruiting e struttura
8. Modello coinvolgimento hiring manager (centralizzato vs decentralizzato)
9. Priorità compliance (EU AI Act, GDPR, Decreto Trasparenza, CCNL specifici)
10. Priorità strategiche prossimi 24 mesi

Sezione 2: Capabilities richieste

ATS core workflow

1. Workflow source-to-hire: descrivi il supporto al ciclo completo
2. Workflow custom per ruolo: quanto sono customizzabili stage, gate, approvazioni?
3. Job posting management: integrazioni con quali board (fornisci lista completa)?
4. Career page builder: no-code? Mobile-optimized? Multi-brand?
5. Application management: bulk action? Filter intelligenti? Campi custom?
6. Interview management: integrazione scheduling? Calendar self-serve?
7. Scorecard support: custom per ruolo? Per stage? Drag-drop builder?
8. Offer management: template library? Approval workflow? Firma digitale?

Capabilities AI

1. Descrivi l'architettura AI (nativa vs modulo aggiunto)
2. Semantic CV screening: come funziona? Scoring trasparente?
3. AI JD generator: capabilities e limitazioni?
4. AI interview kit generator: generazione domande per ruolo?
5. AI outreach copilot: drafting personalizzato di messaggi?
6. AI talent intelligence: surfacing di silver medalist / candidati passivi?
7. AI bias monitoring: real-time? Quale metodologia (regola 4/5)?
8. Le feature AI sono incluse nel piano base o costo aggiuntivo?
9. Fornisci lista clienti che usano features AI con outcome quantificati
10. Descrivi roadmap AI per prossimi 12 mesi

Conformità EU AI Act

1. Fornisci EU Declaration of Conformity (o data prevista)
2. Fornisci documentazione tecnica Art. 11
3. Descrivi implementazione logging Art. 12: quali eventi loggati, retention
4. Descrivi enforcement Art. 14 human oversight: come è implementato?
5. Descrivi supporto Art. 13 candidate transparency
6. Fornisci FRIA template / documentazione di supporto
7. Descrivi bias audit dashboard (real-time, storico, esportabile)
8. Quando sei/sarai EU AI Act compliant? Fornisci timeline
9. Fornisci audit trail di tutte le decisioni AI esportabile come PDF?
10. Sei tu (come vendor) compliant con le disposizioni AI Act?

Supporto pay transparency

1. Range salario in JD: è forced field o opzionale?
2. Pay band management: supporto mapping livello → range?
3. Pay gap reporting: generazione automatica? Per Direttiva 2023/970?
4. Campi salary history: rimossi dall'application di default?
5. Workflow per joint pay assessment se triggerato?

Conformità Italia-specifica

1. Numero di CCNL italiani preconfigurati: lista esaustiva
2. Decreto Trasparenza enforcement: descrizione tecnica
3. Workflow apprendistato L. 81/2015
4. Workflow Co.Co.Co.
5. Integrazioni payroll italiani (Zucchetti, Inaz, ADP)
6. Supporto in italiano: team, documentazione, knowledge base

Sourcing tools

1. Boolean search builder: visuale o solo testo?
2. Chrome extension: da quali piattaforme (LinkedIn, GitHub, ecc.)?
3. Talent CRM: segmentazione pool, email sequences, automation?
4. Multi-channel posting: quanti job board integrati?
5. Referral program management: bonus tracking, leaderboard?

Reporting & analytics

1. Lista standard report: fornisci elenco completo
2. Custom report builder: drag-drop o SQL?
3. Source ROI tracking: cost-per-hire per source?
4. Quality of hire tracking: integrazione con performance review?
5. Funnel cohort analysis: per ruolo, recruiter, source?
6. Predictive analytics: pipeline forecasting?
7. Pay gap analytics?
8. Bias monitoring analytics?

Sezione 3: Pricing e TCO

1. Modello pricing: per utente, per active job, per dipendente, altro?
2. Pricing pubblico o solo quotazione? Se pubblico, fornisci URL
3. Costo per scenario tipico 200 FTE / 5 recruiter
4. Costo per scenario tipico 1.000 FTE / 10 recruiter
5. Implementation fee (una tantum)
6. Costo migrazione dall'ATS attuale
7. Training incluso o aggiuntivo?
8. Costo API/integrazioni?
9. Costo Customer Success / CSM dedicato?
10. Pricing add-on module (AI, video, assessment, ecc.)?
11. Politica aumento prezzi annuali?
12. Sconti multi-anno disponibili?

Sezione 4: Integrazioni

1. Lista integrazioni native (per categoria: HRMS, calendar, video, sourcing, assessment, payroll)
2. Documentazione API: REST? GraphQL? Webhook support?
3. Integrazione nativa con il nostro HRMS [specificare]
4. Costo integrazione custom se necessaria
5. Tempo richiesto per setup integrazione tipico
6. Supporto SSO (quali provider)?

Sezione 5: Sicurezza e compliance

1. Data residency: dove sono storati i dati? EU residency disponibile?
2. GDPR compliance: fornisci DPA
3. Certificazioni ISO 27001 / SOC 2
4. Pen testing: frequenza? Data ultimo test?
5. Programma di vulnerability disclosure
6. Backup e recovery dati
7. SLA di uptime
8. Procedura di incident response
9. Lista sub-processors (per GDPR Art. 28)
10. Diritto di audit

Sezione 6: Implementazione e supporto

1. Timeline implementazione: tipica per azienda della nostra dimensione
2. Team implementazione: composizione, dedicato?
3. Programma training: format, durata, materiali?
4. Customer success: CSM dedicato? Orari copertura?
5. Tier supporto: SLA tempo di risposta per tier
6. Canali supporto: email, chat, telefono, video?
7. Risorse self-service: qualità knowledge base
8. Community: forum utenti, eventi?

Sezione 7: Background vendor

1. Anno di fondazione
2. Headquarter e principali uffici
3. Numero totale di dipendenti
4. Stadio di funding e totale raccolto (se privato)
5. Pubblico/privato; struttura ownership
6. Crescita revenue ultimi 3 anni
7. Customer count e crescita
8. Logo customer (top 10 nella nostra fascia)
9. Customer retention rate
10. Visibilità roadmap prossimi 24 mesi
11. Velocity di innovazione: release principali per anno

Sezione 8: Reference customer

1. Fornisci 3 customer reference simili a noi (size, settore, geografia)
2. Per ognuno: nome contatto, ruolo, email, breve use case
3. Per ognuno: anni come customer, outcome principali ottenuti

Sezione 9: Timeline

1. RFP emesso: [data]
2. Deadline domande vendor: [data + 1 settimana]
3. Deadline risposta: [data + 4 settimane]
4. Annuncio shortlist: [data + 5 settimane]
5. Presentazioni demo: [settimane 6-7]
6. Reference call: [settimane 7-8]
7. Periodo pilota/trial: [settimane 8-12]
8. Decisione: [settimana 12]
9. Firma contratto: [settimana 13]
10. Kickoff: [settimana 14]